การแก้ไขรายการ

รายการแก้ไขคือรายการสมุดรายวันที่จัดทำขึ้นเพื่อแก้ไขธุรกรรมที่ผิดพลาดที่เคยบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภททั่วไป ตัวอย่างเช่นรายการค่าเสื่อมราคารายเดือนอาจทำผิดพลาดในบัญชีค่าใช้จ่ายในการตัดจำหน่าย หากเป็นเช่นนั้นรายการที่แก้ไขคือการย้ายรายการไปยังบัญชีค่าเสื่อมราคาโดยการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายการตัดจำหน่ายและการหักบัญชีค่าเสื่อมราคา หรืออาจมีการย้อนกลับรายการเดิมและแทนที่ด้วยรายการใหม่ที่เรียกเก็บค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีค่าเสื่อมราคาอย่างถูกต้อง

การแก้ไขรายการมักจะทำโดยพนักงานบัญชีที่มีประสบการณ์มากกว่าเท่านั้นเนื่องจากพวกเขามีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับระบบบัญชีและผลกระทบของการจัดทำรายการสมุดรายวันพิเศษในงบการเงิน ควรให้ผู้ควบคุมอนุมัติรายการแก้ไขที่เสนอทั้งหมดก่อนที่จะทำเพื่อให้แน่ใจว่าบุคคลที่สองยืนยันว่ารายการจะมีผลตามที่ตั้งใจไว้

เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการบันทึกรายการแก้ไขอย่างครบถ้วนเนื่องจากรายการเหล่านี้ยากต่อการทำความเข้าใจโดยเฉพาะหลังจากเวลาผ่านไป ซึ่งหมายถึงการแนบเอกสารบันทึกรายการบันทึกแต่ละรายการของข้อผิดพลาดเดิมตลอดจนหมายเหตุเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขรายการมีจุดมุ่งหมายเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดเดิม เอกสารประกอบมีประโยชน์อย่างยิ่งหากดูเหมือนว่าผู้ตรวจสอบบัญชีของ บริษัท จะตรวจสอบรายการแก้ไขในภายหลัง

ควรทำการแก้ไขรายการทันทีที่พบและประเมินข้อผิดพลาด มิฉะนั้นมีความเป็นไปได้สูงที่รายการจะไม่ได้รับการแก้ไข เนื่องจากการแก้ไขข้อผิดพลาดอยู่นอกเหนือจากขั้นตอนการประมวลผลธุรกรรมปกติดังนั้นจึงไม่มีปฏิทินงานหรือขั้นตอนที่ตรวจสอบว่ามีการดำเนินธุรกรรมเหล่านี้หรือไม่

การแก้ไขรายการใช้เวลานานมาก ดังนั้นจึงควรติดตามจำนวนรายการแก้ไขตามเดือนเพื่อดูว่าปัญหาพื้นฐานที่ทำให้รายการเหล่านี้ได้รับการแก้ไขแล้วหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้นจะมีความจำเป็นในการแก้ไขรายการน้อยลงและพนักงานบัญชีจะมีเวลาทำหน้าที่อื่น ๆ มากขึ้น