มากกว่าคำจำกัดความคงค้าง

การคงค้างเกินเป็นสถานการณ์ที่ค่าประมาณสำหรับรายการบันทึกคงค้างสูงเกินไป การประมาณนี้อาจใช้กับการคงค้างของรายได้หรือค่าใช้จ่าย ดังนั้นรายได้ส่วนเกินจะส่งผลให้มีกำไรสูงเกินจริงในช่วงเวลาที่มีการบันทึกรายการสมุดรายวันในขณะที่ค่าใช้จ่ายส่วนเกินคงค้างจะส่งผลให้กำไรลดลงในช่วงเวลาที่มีการบันทึกรายการสมุดรายวัน

โดยปกติจะมีการตั้งค่ารายการคงค้างเป็นรายการย้อนกลับซึ่งหมายความว่ารายการที่ตรงกันข้ามกับรายการเดิมจะถูกบันทึกไว้ในระบบบัญชีเมื่อเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีถัดไป เมื่อมีการบันทึกรายการคงค้างเกินในงวดหนึ่งหมายความว่ารายการย้อนกลับที่ทำให้เกิดผลย้อนกลับจะมีผลในรอบบัญชีถัดไป ดังนั้น:

  • หากมีรายได้เกิน 500 ดอลลาร์ในเดือนมกราคมรายได้จะต่ำเกินไปภายในเดือนกุมภาพันธ์ 500 ดอลลาร์

  • หากมีค่าใช้จ่ายสะสมเกิน 1,000 ดอลลาร์ในเดือนมกราคมค่าใช้จ่ายจะต่ำเกินไปภายในเดือนกุมภาพันธ์ 1,000 ดอลลาร์

การคงค้างเกินเป็นสิ่งที่ไม่ดีจากมุมมองของผู้สอบบัญชีเนื่องจากเป็นการบอกเป็นนัยว่าพนักงานบัญชีของ บริษัท ไม่สามารถประมาณจำนวนรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการสร้างรายการคงค้างได้อย่างเหมาะสม

การมีรายการคงค้างเกินสามารถหลีกเลี่ยงได้โดยการทำรายการคงค้างเมื่อคำนวณจำนวนเงินที่จะบันทึกได้อย่างง่ายดาย หากจำนวนเงินมีความผันผวนควรบันทึกตัวเลขที่ระมัดระวังที่สุด

ตัวอย่างของยอดคงค้าง

เจ้าหน้าที่บัญชีของ ABC International คาดการณ์ว่าจำนวนค่าโทรศัพท์สำหรับเดือนเมษายนจะอยู่ที่ 5,500 ดอลลาร์ซึ่งอ้างอิงจากประวัติล่าสุดของจำนวนเงินนั้นต่อเดือนในช่วงสองสามเดือนที่ผ่านมา พนักงานบัญชีจะสร้างรายการต่อไปนี้ซึ่งตั้งค่าเป็นรายการย้อนกลับโดยอัตโนมัติ: