การบัญชีรายการสองครั้ง

ภาพรวมการบัญชีสองรายการ

การลงบัญชีคู่เป็นระบบการเก็บบันทึกซึ่งทุกธุรกรรมจะถูกบันทึกไว้ในบัญชีอย่างน้อยสองบัญชี ไม่มีการ จำกัด จำนวนบัญชีที่อาจใช้ในการทำธุรกรรม แต่ขั้นต่ำคือสองบัญชี มีสองคอลัมน์ในแต่ละบัญชีโดยมีรายการเดบิตทางด้านซ้ายและรายการเครดิตทางด้านขวา ในการลงบัญชีคู่ยอดรวมของรายการเดบิตทั้งหมดจะต้องตรงกับยอดรวมของรายการเครดิตทั้งหมด เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นธุรกรรมจะถูกกล่าวว่า "อยู่ในสมดุล" หากผลรวมไม่เห็นด้วยระบบจะบอกว่าธุรกรรมนั้น "ไม่สมดุล" และคุณจะไม่สามารถใช้ข้อมูลผลลัพธ์เพื่อสร้างงบการเงินได้จนกว่าธุรกรรมจะได้รับการแก้ไข

คำจำกัดความทางบัญชีสองรายการ

คำจำกัดความของเดบิตและเครดิตคือ:

  • เดบิตเป็นส่วนหนึ่งของรายการบัญชีที่ทั้งเพิ่มบัญชีสินทรัพย์หรือค่าใช้จ่ายที่ลดลงหรือความรับผิดหรือส่วนของบัญชี อยู่ในตำแหน่งทางซ้ายในรายการบัญชี

  • เครดิตเป็นส่วนหนึ่งของรายการบัญชีที่ทั้งเพิ่มความรับผิดหรือส่วนของบัญชีที่หรือลดลงบัญชีสินทรัพย์หรือค่าใช้จ่าย อยู่ในตำแหน่งทางขวาในรายการบัญชี

บัญชีคือแยกการบันทึกรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์หนี้สินส่วนของรายได้ค่าใช้จ่ายที่ได้รับหรือการสูญเสียที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างบัญชี ได้แก่ :

  • เงินสด (บัญชีสินทรัพย์: โดยปกติจะเป็นยอดคงเหลือด้านเดบิต)

  • บัญชีลูกหนี้ (บัญชีสินทรัพย์: โดยปกติจะเป็นยอดคงเหลือด้านเดบิต)

  • สินค้าคงคลัง (บัญชีสินทรัพย์: โดยปกติเป็นยอดคงเหลือด้านเดบิต)

  • สินทรัพย์ถาวร (บัญชีสินทรัพย์: โดยปกติจะเป็นยอดคงเหลือด้านเดบิต)

  • บัญชีเจ้าหนี้ (บัญชีหนี้สิน: ปกติเครดิตบาลานซ์)

  • หนี้สินค้างจ่าย (บัญชีหนี้สิน: โดยปกติเครดิตบาลานซ์)

  • หมายเหตุเจ้าหนี้ (บัญชีหนี้สิน: โดยปกติเครดิตบาลานซ์)

  • หุ้นสามัญ (บัญชีตราสารทุน: โดยปกติเป็นเครดิตบาลานซ์)

  • กำไรสะสม (บัญชีตราสารทุน: โดยปกติจะเป็นเครดิตบาลานซ์)

  • รายรับ - ผลิตภัณฑ์ (บัญชีรายรับ: โดยปกติเป็นยอดเครดิต)

  • รายรับ - บริการ (บัญชีรายรับ: โดยปกติเป็นเครดิตบาลานซ์)

  • ต้นทุนขาย (บัญชีค่าใช้จ่าย: โดยปกติจะเป็นยอดคงเหลือด้านเดบิต)

  • ค่าจ้าง (บัญชีค่าใช้จ่าย: โดยปกติจะเป็นยอดคงเหลือด้านเดบิต)

  • ค่าสาธารณูปโภค (บัญชีค่าใช้จ่าย: โดยปกติจะเป็นยอดคงเหลือด้านเดบิต)

  • การเดินทางและความบันเทิง (บัญชีค่าใช้จ่าย: โดยปกติจะเป็นยอดคงเหลือด้านเดบิต)

  • กำไรจากการขายสินทรัพย์ (บัญชีกำไร: ปกติเครดิตบาลานซ์)

  • ขาดทุนจากการขายสินทรัพย์ (บัญชีขาดทุน: โดยปกติจะเป็นยอดคงเหลือด้านเดบิต)

ตัวอย่างการบัญชีแบบ Double Entry

นี่คือรายการบัญชีสองรายการที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางธุรกิจที่หลากหลาย:

  • สินค้าที่ซื้อ คุณซื้อสินค้ามูลค่า 1,000 เหรียญสหรัฐโดยตั้งใจที่จะขายให้บุคคลที่สามในภายหลัง รายการนี้เป็นการตัดบัญชีไปยังบัญชีสินค้าคงคลัง (สินทรัพย์) และเครดิตไปยังบัญชีเงินสด (สินทรัพย์) ในกรณีนี้คุณกำลังแลกเปลี่ยนสินทรัพย์หนึ่ง (เงินสด) กับสินทรัพย์อื่น (สินค้าคงคลัง)

  • ขายสินค้า . คุณขายสินค้าให้กับผู้ซื้อในราคา 1,500 เหรียญ มีสองรายการในสถานการณ์นี้ หนึ่งคือการหักบัญชีไปยังบัญชีลูกหนี้ในราคา 1,500 ดอลลาร์และเครดิตเข้าบัญชีรายรับ 1,500 ดอลลาร์ ซึ่งหมายความว่าคุณกำลังบันทึกรายได้ในขณะที่บันทึกสินทรัพย์ (บัญชีลูกหนี้) ซึ่งแสดงถึงจำนวนเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้คุณอยู่ในขณะนี้ รายการที่สองคือเดบิตมูลค่า 1,000 ดอลลาร์ไปยังบัญชีต้นทุนสินค้าที่ขาย (ค่าใช้จ่าย) และเครดิตในจำนวนเดียวกันกับบัญชีสินค้าคงคลัง (สินทรัพย์) ข้อมูลนี้จะบันทึกการกำจัดสินทรัพย์สินค้าคงคลังเมื่อเราเรียกเก็บเงินเป็นค่าใช้จ่าย เมื่อรวมกันแล้วต้นทุนของสินค้าที่ขายได้ 1,000 ดอลลาร์และรายได้ 1,500 ดอลลาร์ทำให้ได้กำไร 500 ดอลลาร์

  • พนักงานจ่าย คุณจ่ายเงินให้พนักงาน 5,000 เหรียญ นี่คือการตัดบัญชีไปยังบัญชีค่าจ้าง (ค่าใช้จ่าย) และเครดิตไปยังบัญชีเงินสด (สินทรัพย์) ซึ่งหมายความว่าคุณกำลังใช้สินทรัพย์เงินสดโดยจ่ายเงินให้พนักงาน

  • ซื้อสินทรัพย์ถาวร คุณจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ 4,000 เหรียญสำหรับเครื่องจักร รายการนี้เป็นการหักเงิน 4,000 ดอลลาร์ไปยังบัญชีสินทรัพย์ถาวร (สินทรัพย์) และเครดิต 4,000 ดอลลาร์ไปยังบัญชีเงินสด (สินทรัพย์) ในกรณีนี้คุณกำลังแลกเปลี่ยนสินทรัพย์หนึ่ง (เงินสด) กับสินทรัพย์อื่น (สินค้าคงคลัง)

  • หนี้เกิดขึ้น คุณกู้เงิน 10,000 ดอลลาร์จากธนาคาร รายการนี้เป็นการหักเงิน 10,000 ดอลลาร์ไปยังบัญชีเงินสด (สินทรัพย์) และเครดิต 10,000 ดอลลาร์ไปยังบัญชีธนบัตรที่ต้องชำระ (หนี้สิน) ดังนั้นคุณต้องรับผิดเพื่อที่จะได้รับเงินสด

  • ขายหุ้น . คุณขายหุ้น 8,000 เหรียญให้กับนักลงทุน รายการนี้คือการหักเงิน 8,000 ดอลลาร์ไปยังบัญชีเงินสด (สินทรัพย์) และเครดิต 8,000 ดอลลาร์ไปยังบัญชีหุ้นสามัญ (หุ้น)

  • ชำระบัญชีบัตรเครดิต คุณจ่ายใบแจ้งยอดบัตรเครดิตเป็นจำนวนเงิน 6,000 เหรียญและการซื้อทั้งหมดเป็นค่าใช้จ่าย รายการนี้เป็นยอดหัก $ 6,000 ไปยังบัญชีค่าใช้จ่ายหลายบัญชีและ $ 6,000 เข้าบัญชีเงินสด (สินทรัพย์) ดังนั้นคุณกำลังใช้สินทรัพย์โดยจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ

ดังนั้นประเด็นสำคัญของการบันทึกบัญชีสองรายการคือธุรกรรมเดียวจะทำให้เกิดการบันทึกในบัญชีอย่างน้อยสองบัญชีเนื่องจากสินทรัพย์และหนี้สินค่อยๆไหลผ่านธุรกิจและถูกแปลงเป็นรายได้ค่าใช้จ่ายกำไรและขาดทุน

ทางเลือกในการบัญชีสองรายการ

รูปแบบการบัญชีที่ง่ายกว่าคือการบัญชีรายการเดียวซึ่งโดยพื้นฐานแล้วเป็นระบบพื้นฐานเงินสดที่เรียกใช้จากสมุดเช็ค ภายใต้แนวทางนี้สินทรัพย์และหนี้สินจะไม่ถูกติดตามอย่างเป็นทางการซึ่งหมายความว่าไม่สามารถสร้างงบดุลได้