ผังหมายเลขบัญชีเกี่ยวข้องกับการตั้งค่าโครงสร้างของบัญชีที่จะใช้เช่นเดียวกับการกำหนดรหัสเฉพาะให้กับบัญชีแยกประเภททั่วไปที่แตกต่างกัน ระบบตัวเลขที่ใช้มีความสำคัญต่อวิธีการจัดเก็บและจัดการข้อมูลทางการเงิน ประเภทแรกของการกำหนดหมายเลขสำหรับผังบัญชีเกี่ยวข้องกับโครงสร้างของพวกเขา นี่คือเค้าโครงของหมายเลขบัญชีและเกี่ยวข้องกับส่วนประกอบต่อไปนี้:
รหัสแผนก - โดยทั่วไปจะเป็นรหัสสองหลักที่ระบุแผนก บริษัท เฉพาะภายใน บริษัท หลายแผนก ไม่ได้ใช้โดย บริษัท เอนทิตีเดียว รหัสสามารถขยายได้เป็นสามหลักหากมี บริษัท ย่อยมากกว่า 99 แห่ง
รหัสแผนก - โดยปกติจะเป็นรหัสสองหลักที่ระบุแผนกเฉพาะภายใน บริษัท เช่นแผนกบัญชีวิศวกรรมหรือการผลิต
รหัสบัญชี - โดยปกติจะเป็นรหัสสามหลักที่อธิบายตัวบัญชีเช่นสินทรัพย์ถาวรรายได้หรือค่าใช้จ่ายวัสดุสิ้นเปลือง
ตัวอย่างเช่น บริษัท หลายแผนกที่มีหลายแผนกในแต่ละ บริษัท อาจใช้ผังบัญชีการจัดลำดับเลขในลักษณะนี้ xx-xx-xxx
อีกตัวอย่างหนึ่ง บริษัท ที่มีแผนกเดียวที่มีหลายแผนกสามารถจ่ายเงินด้วยตัวเลขสองหลักแรกและใช้รูปแบบการกำหนดหมายเลขต่อไปนี้แทน: xx-xxx
ตัวอย่างสุดท้ายธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีแผนกใดเลยเพียงแค่ใช้รหัสสามหลักที่กำหนดให้กับบัญชีของตนซึ่งก็คือ xxx
เมื่อตั้งค่าโครงสร้างการเข้ารหัสแล้วก็สามารถกำหนดจำนวนบัญชีได้ นี่คือการเข้ารหัสสามหลักที่อ้างถึงก่อนหน้านี้ บริษัท สามารถใช้ระบบเลขที่ต้องการ ไม่มีแนวทางที่ได้รับคำสั่ง อย่างไรก็ตามรูปแบบการเข้ารหัสทั่วไปมีดังนี้:
สินทรัพย์ - รหัสบัญชี 100-199
หนี้สิน - 200-299
บัญชีตราสารทุน - 300-399
รายได้ - 400-499
ค่าใช้จ่าย - 500-599
ดังตัวอย่างที่สมบูรณ์ของโครงร่างหมายเลขก่อนหน้านี้ บริษัท แม่มอบหมายผู้ออกแบบ "03" ให้กับ บริษัท ในเครือแห่งหนึ่งผู้ออกแบบ "07" ให้กับแผนกวิศวกรรมและ "550" เป็นค่าเดินทางและความบันเทิง ผลลัพธ์ในผังบัญชีหมายเลขต่อไปนี้:
03-07-550
