การ์ดผี

ปัญหาเกี่ยวกับบัตรจัดซื้อของ บริษัท

หลายองค์กรอนุญาตให้พนักงานใช้บัตรเครดิตส่วนบุคคลเพื่อซื้อสินค้าและบริการในนามของธุรกิจซึ่งจะได้รับเงินคืน วิธีนี้ก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อพนักงานเนื่องจาก บริษัท อาจเลือกที่จะไม่คืนเงินให้พวกเขาหรือการกระทืบเงินสดอาจทำให้การชำระเงินคืนล่าช้า ความซับซ้อนในระดับที่สูงขึ้นเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือการออกบัตรจัดซื้อของ บริษัท ให้กับพนักงานบางคนซึ่งทำให้พวกเขาสามารถซื้อสินค้าบางประเภทที่ บริษัท จะจ่ายให้โดยตรง

หากอนุญาตวิธีการจัดซื้ออย่างใดอย่างหนึ่งเหล่านี้พนักงานสามารถซื้ออะไรก็ได้จากใครก็ได้ซึ่งอาจเลี่ยงกฎการจัดซื้อของ บริษัท ในการจัดการกับรายชื่อซัพพลายเออร์ที่ต้องการสั้น ๆ นอกจากนี้โดยทั่วไปแล้วบัตรจัดซื้อจะแจกจ่ายให้กับบุคคลกลุ่มเล็ก ๆ เท่านั้นโดยปล่อยให้คนอื่น ๆ ไม่มีวิธีการจัดซื้อที่เชื่อถือได้สำหรับสินค้าชิ้นเล็ก ๆ นอกเหนือจากการชำระเงินคืนโดย บริษัท

การ์ดผี

ตัวเลือกการซื้อที่สามที่หลีกเลี่ยงปัญหาที่นำเสนอโดยสองตัวเลือกแรกคือการ์ดผี บัตรผีเป็นเพียงหมายเลขบัตรเครดิตที่ระบุสำหรับแต่ละแผนกของ บริษัท เพื่อให้ทุกคนในแผนกนั้นใช้ จากนั้นการซื้อที่ทำในบัตรแต่ละใบจะถูกเรียกเก็บเงินกลับไปยังแผนกที่ออกบัตร

แนวคิดบัตรผีช่วยให้กำหนดต้นทุนของสินค้าที่ซื้อไปยังแผนกเฉพาะได้ง่ายขึ้นในขณะเดียวกันก็ช่วยให้พนักงานเข้าถึงตัวเลือกการจัดซื้อนี้ได้มากขึ้น วิธีนี้ยังช่วยเร่งอัตราที่ บริษัท รับรู้ถึงการซื้อของพนักงาน ค่าใช้จ่ายที่ส่งไปเพื่อการชำระเงินคืนบางครั้งจะไม่ถูกส่งต่อไปยังบัญชีเจ้าหนี้เป็นเวลาหลายเดือน

สามารถออกบัตรผีให้กับซัพพลายเออร์ที่เลือกได้ ซัพพลายเออร์เหล่านี้เพียงแค่เรียกเก็บเงินตามหมายเลขบัตรของทุก บริษัท ที่ซื้อผ่านพวกเขาซึ่งจะช่วยลดเอกสารที่ปกติจะเกี่ยวข้องกับการซื้อแต่ละครั้ง

ในที่สุดผู้ให้บริการบัตรผีควรสามารถโอนข้อมูลการซื้อสินค้าไปยังระบบบัญชีเจ้าหนี้ขององค์กรได้โดยตรงเพื่อไม่ให้พนักงานเจ้าหนี้ต้องป้อนข้อมูล

ข้อเสียของบัตรผีคืออดีตพนักงานอาจพยายามใช้มัน นี่จะไม่เป็นเช่นนั้นหากพวกเขาได้รับการออกบัตรจัดซื้อโดยเฉพาะเนื่องจากบัตรนั้นจะถูกยกเลิกและหมายเลขจะถูกปิดใช้งานเมื่อพวกเขาออกจาก บริษัท