ประเภทของโปรแกรมบัญชี

โปรแกรมบัญชีใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลและรายงานเกี่ยวกับความเป็นไปได้ทางการเงินของธุรกิจ ซอฟต์แวร์นี้มีความสำคัญต่อการบริหารงานที่เหมาะสมขององค์กร ก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะใช้ชุดซอฟต์แวร์ใดสิ่งสำคัญคือต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับซอฟต์แวร์บัญชีประเภทต่างๆและแต่ละประเภทควรใช้ภายใต้สถานการณ์ใด รายการต่อไปนี้แสดงการจำแนกประเภททั่วไปของซอฟต์แวร์การบัญชี:

  • Spreadsheets ธุรกิจขนาดเล็กสามารถดำเนินการได้โดยใช้สเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์สำหรับซอฟต์แวร์บัญชี ซอฟต์แวร์สเปรดชีตมีราคาไม่แพงและระบบสามารถกำหนดค่าได้ทุกวิธี อย่างไรก็ตามสเปรดชีตมักจะเกิดข้อผิดพลาดเนื่องจากข้อมูลอาจถูกป้อนผิดตำแหน่งไม่ถูกต้องหรือไม่ได้ป้อนเลยส่งผลให้งบการเงินไม่ถูกต้อง ดังนั้นโดยทั่วไปแล้วสเปรดชีตจะถูกใช้โดยองค์กรที่มีปริมาณธุรกรรมต่ำมากเท่านั้น

  • ซอฟต์แวร์ที่มีจำหน่ายทั่วไป. ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์นอกชั้นวาง (COTS) เป็นซอฟต์แวร์บัญชีที่โดดเด่นที่ใช้กันทั่วโลก สามารถกำหนดค่าได้ในระดับปานกลางตามความต้องการของธุรกิจมีการตรวจจับข้อผิดพลาดหลายชั้นเพื่อป้องกันการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องและสร้างรายงานมาตรฐานที่โดยปกติสามารถกำหนดค่าตามความต้องการของผู้ใช้ มีแพ็คเกจ COTS ที่ใช้เฉพาะสำหรับบางอุตสาหกรรมพร้อมคุณสมบัติพิเศษเพื่อตอบสนองความต้องการของตลาดเป้าหมาย ซอฟต์แวร์ COTS อาจต้องใช้บริการของที่ปรึกษาในการติดตั้งและอาจต้องใช้กระบวนการติดตั้งที่ยาวนานรวมทั้งเจ้าหน้าที่ในสถานที่เพื่อดูแลซอฟต์แวร์ รูปแบบของแนวคิดนี้คือซอฟต์แวร์การบัญชีที่พร้อมใช้งานในรูปแบบบริการออนไลน์ซึ่งผู้ใช้ต้องลงชื่อเข้าใช้ไซต์ของผู้จำหน่ายเพื่อเข้าถึงซอฟต์แวร์แนวทางหลังนี้กำหนดให้ชำระค่าธรรมเนียมต่อผู้ใช้ในแต่ละเดือนแทนที่จะเป็นการซื้อซอฟต์แวร์ล่วงหน้า

  • ซอฟต์แวร์องค์กรการวางแผนทรัพยากร (ERP) ซอฟต์แวร์ ERP รวมข้อมูลจากทุกส่วนของธุรกิจไว้ในฐานข้อมูลเดียว วิธีนี้ช่วยขจัดปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการมีซอฟต์แวร์เฉพาะแผนกที่เป็นอิสระซึ่งไม่เปิดเผยข้อมูล อย่างไรก็ตามยังมีราคาแพงอย่างเจ็บปวดและอาจต้องใช้เวลาติดตั้งนานกว่าหนึ่งปี โดยทั่วไปซอฟต์แวร์นี้จำเป็นสำหรับองค์กรที่ใหญ่และซับซ้อนที่สุดเท่านั้น

  • ซอฟต์แวร์บัญชีที่กำหนดเอง ซอฟต์แวร์นี้พัฒนาขึ้นเองสำหรับองค์กร โดยปกติแนวทางนี้จะใช้ก็ต่อเมื่อความต้องการของเอนทิตีมีความเฉพาะเจาะจงมากจนไม่สามารถตอบสนองได้ด้วยแพ็คเกจ COTS หรือ ERP อย่างไรก็ตามวิธีนี้ใช้ไม่บ่อยนักเนื่องจากซอฟต์แวร์ที่กำหนดเองมีแนวโน้มที่จะมีปัญหาและต้องการการบำรุงรักษามากกว่าแพ็คเกจที่มีจำหน่ายทั่วไป