ขั้นตอนการจ่ายเงินเดือน

การประมวลผลการจ่ายเงินเดือนสามารถก่อให้เกิดข้อผิดพลาดในหลาย ๆ ที่ซึ่งเรียกร้องให้มีขั้นตอนกระบวนการโดยละเอียดที่รวมการควบคุมต่างๆ ขั้นตอนนี้สามารถใช้เพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดการการจ่ายเงินเดือนอย่างสม่ำเสมอเป็นประจำ ขั้นตอนของกระบวนการที่แท้จริงอาจแตกต่างไปบ้างจากขั้นตอนที่ระบุไว้ด้านล่างเนื่องจากอาจมีความแตกต่างที่เกี่ยวข้องกับการใช้โซลูชันการประมวลผลเงินเดือนด้วยตนเองคอมพิวเตอร์หรือเอาท์ซอร์ส ขั้นตอนที่เป็นไปได้มากที่สุดรวมถึงความรับผิดชอบและการควบคุมขั้นพื้นฐานมีดังต่อไปนี้:

  1. การปรับปรุงการทำงานของพนักงานไฟล์หลัก พนักงานรับเงินเดือนจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงข้อมูลพนักงานที่ส่งผลกระทบต่อการประมวลผลการจ่ายเงินเดือนเช่นการยกเว้นการหัก ณ ที่จ่ายและการเปลี่ยนแปลงอัตราค่าจ้าง อัปเดตไฟล์หลักของพนักงานในซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนพร้อมการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้

  2. กำหนดระยะเวลาการจ่ายเงิน ตรวจสอบว่าโมดูลเงินเดือนถูกตั้งค่าสำหรับงวดการจ่ายเงินที่ถูกต้อง

  3. ใส่เวลาทำงาน ป้อนจำนวนชั่วโมงประจำและชั่วโมงทำงานล่วงเวลาของพนักงานแต่ละคนในระบบเงินเดือน หาก บริษัท คำนวณเงินเดือนด้วยตนเองขั้นตอนนี้และขั้นตอนถัดไปก็ไม่จำเป็น หาก บริษัท ใช้นาฬิกาบอกเวลาแบบคอมพิวเตอร์ในการรวบรวมข้อมูลการบอกเวลาข้อมูลดังกล่าวอาจถูกโอนไปยังซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนโดยตรง

  4. ป้อนการชำระเงินด้วยตนเอง ป้อนจำนวนเงินของเช็คเงินเดือนด้วยตนเองที่ยังไม่ได้บันทึกไว้ในระบบบัญชีเงินเดือน สิ่งเหล่านี้อาจเป็นการปรับค่าใช้จ่ายจากงวดก่อนหน้าหรือการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานครั้งแรกหรือการเลิกจ้างพนักงาน

  5. การคำนวณค่าใช้จ่ายการเลิกจ้าง คำนวณจำนวนเงินที่ต้องจ่ายให้กับพนักงานที่ออกจาก บริษัท ด้วยตนเองซึ่งรวมถึงเวลาพักร้อนที่ไม่ได้ใช้และค่าชดเชย โดยปกติจะเกี่ยวข้องกับพนักงานที่ลาออกจาก บริษัท ด้วยความสมัครใจเท่านั้นเนื่องจากการบังคับให้เลิกจ้างจำเป็นต้องมีการจ่ายเงินในระยะใกล้ซึ่งมักจะอยู่นอกช่วงการประมวลผลเงินเดือน

  6. การหักเงิน Alter ป้อนการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในการหักเงินมาตรฐานจากค่าจ้างพนักงานเช่นค่าประกันสุขภาพค่าตกแต่งและเงินช่วยเหลือการกุศล

  7. การคำนวณค่าใช้จ่าย ให้ซอฟต์แวร์ประมวลผลการคำนวณการจ่ายเงินทั้งหมดสำหรับงวด หาก บริษัท คำนวณการจ่ายเงินด้วยตนเองให้ใช้ตารางภาษีที่จัดทำโดยรัฐบาลกลางและรัฐเพื่อกำหนดจำนวนภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่เหมาะสม

  8. รายงานการสอบทาน หากการคำนวณเงินเดือนเป็นการจ้างจากภายนอกหรือใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนให้พิมพ์รายงานต่อไปนี้และตรวจสอบข้อผิดพลาดในธุรกรรม ดำเนินการจ่ายเงินเดือนอีกครั้งจนกว่าปัญหาเหล่านี้จะได้รับการแก้ไข

    • รายงานการหักลบ (สามารถระบุข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลหรือการฉ้อโกง)

    • รายงานภาษีติดลบ (สามารถระบุข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลหรือการฉ้อโกง)

    • การลงทะเบียนบัญชีเงินเดือนเบื้องต้น (เอกสารสำคัญที่ใช้ในการค้นหาข้อผิดพลาด)

    • จัดเรียงรายการค่าจ้างที่จ่าย (เน้นที่จำนวนค่าจ้างที่สูงหรือต่ำมากเกินไปเพื่อระบุจำนวนชั่วโมงทำงานหรืออัตราค่าจ้างที่อาจไม่ถูกต้อง)

    • เส้นแนวโน้มของค่าใช้จ่ายเงินเดือนตามแผนก (สามารถระบุค่าจ้างที่เรียกเก็บกับแผนกที่ไม่ถูกต้อง)

  9. การชำระเงินฉบับ เมื่อการวิเคราะห์รายงานระบุว่าไม่มีข้อผิดพลาดอีกแล้วให้ดำเนินการจ่ายเงินให้กับพนักงาน

  10. รายงานการจัดการปัญหา (อุปกรณ์เสริม) ออกรายงานการจ่ายเงินเดือนให้กับฝ่ายบริหารที่เกี่ยวข้องกับบัญชีเงินเดือนที่เพิ่งเสร็จสิ้น ตัวอย่างของรายงานดังกล่าวเป็นเส้นแนวโน้มของการทำงานล่วงเวลาของพนักงานและเส้นแนวโน้มของค่าตอบแทนตามแผนก

  11. สำรองข้อมูล เมื่อเสร็จสิ้นการจ่ายเงินเดือนให้สำรองข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หากการประมวลผลการจ่ายเงินเดือนเป็นแบบจ้างจากภายนอกซัพพลายเออร์จะจัดการ หากมีการใช้ซอฟต์แวร์ภายในให้เก็บข้อมูล หากใช้ระบบแมนนวลให้ใส่ทะเบียนเงินเดือนในที่เก็บข้อมูลที่ถูกล็อก

  12. ลงล็อคงวด ล็อคงวดการจ่ายเงินในโมดูลการจ่ายเงินเดือนสำหรับช่วงเวลาที่เพิ่งเสร็จสิ้นเพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้รับอนุญาต โดยพื้นฐานแล้วจะเหมือนกับขั้นตอนที่ 2 ด้วยการล็อคงวดการจ่ายเงินเรากำลังเลื่อนไปสู่งวดการจ่ายถัดไป

  13. ภาษีเงินฝาก . ฝากภาษีเงินเดือนและตรวจสอบการส่งไปยังรัฐบาล หาก บริษัท ได้ว่าจ้างบุคคลภายนอกดำเนินการจ่ายเงินเดือนขั้นตอนนี้จะได้รับการจัดการโดยซัพพลายเออร์

  14. จัดเก็บบัตรลงเวลา ยื่นบัตรเวลาใกล้แผนกบัญชีเงินเดือน ค่อนข้างเป็นไปได้ที่พนักงานจะตั้งคำถามเกี่ยวกับการจ่ายเงินซึ่งในกรณีนี้ควรเข้าถึงบัตรเวลาล่าสุดเพื่อตรวจสอบ หลังจากผ่านไปหนึ่งหรือสองเดือนการ์ดเวลาสามารถเปลี่ยนเป็นการจัดเก็บข้อมูลระยะยาวได้

  15. ตรวจสอบข้อผิดพลาด หากมีปัญหาในการดำเนินการจ่ายเงินเดือนมั่นใจได้ว่าพนักงานจะหาเจอ! ตรวจสอบข้อผิดพลาดในการทำธุรกรรมทั้งหมดที่พบและเริ่มการเปลี่ยนแปลงเพื่อลดปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนหรือการกำหนดมาตรการควบคุมใหม่