ตรวจสอบการชำระเงินทางแฟกซ์

อาจเป็นเรื่องยากมากที่จะดึงการจ่ายเช็คจากลูกค้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ขายต้องการการจัดส่งในทันทีซึ่งจะทำให้ลูกค้าเสียค่าจัดส่งข้ามคืน อีกทางเลือกหนึ่งคือให้ลูกค้าแฟกซ์หรือส่งอีเมลภาพสแกนของเช็คที่เสร็จสมบูรณ์และเซ็นชื่อไปยังผู้ขายจากนั้นทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

  • ขอรับซอฟต์แวร์การพิมพ์เช็คซึ่งมีให้จากหลาย บริษัท (ค้นหา“ ซอฟต์แวร์ตรวจสอบด้วยแฟกซ์” ในเครื่องมือค้นหาทางอินเทอร์เน็ต
  • ป้อนข้อมูลจากการตรวจสอบลงในซอฟต์แวร์
  • พิมพ์เช็คโดยใช้กระดาษเช็คเพื่อความปลอดภัยซึ่งหาได้จากร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานในพื้นที่ ใช้หมึกเครื่องพิมพ์มาตรฐานไม่ใช่หมึกแม่เหล็กพิเศษ (MICR) ที่ธนาคารใช้ ซอฟต์แวร์การพิมพ์เช็คจะรวมข้อความต่อไปนี้แทนบรรทัดลายเซ็น:

ไม่จำเป็นต้องมีลายเซ็น

ผู้รับเงินจะไม่เป็นอันตรายต่อการชำระเงินของเอกสารนี้

ธนาคารของผู้รับเงินไม่มีการรับรอง

  • ฝากเช็คที่ธนาคารของ บริษัท การดำเนินการนี้อาจต้องใช้การประมวลผลด้วยตนเองโดยพนักงานธนาคารเนื่องจากเครื่องสแกนเช็คของธนาคารจะตรวจไม่พบการเข้ารหัส MICR ใด ๆ ในเช็ค
  • เก็บสำเนาเช็คที่ส่งแฟกซ์หรืออีเมลเพื่อเป็นหลักฐานว่าลูกค้าได้รับอนุญาตให้ชำระเงิน

อีกทางเลือกหนึ่งคือการได้รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการชำระเงินด้วยเช็คทางโทรศัพท์ แต่การดำเนินการดังกล่าวไม่มีหลักฐานว่าลูกค้าตกลงที่จะชำระเงิน นอกจากนี้ยังง่ายกว่าที่จะทำผิดพลาดเมื่อเขียนข้อมูลที่ได้รับทางโทรศัพท์ ดังนั้นจึงไม่แนะนำให้ใช้วิธีนี้

อีกทางเลือกหนึ่งคือการส่งแบบฟอร์มให้ลูกค้ากรอกข้อมูลที่มีข้อมูลทั้งหมดตามปกติที่พบในเช็คเช่นเดียวกับบรรทัดลายเซ็นการอนุญาต ซึ่งควรมาพร้อมกับเช็คที่เป็นโมฆะดังนั้นผู้ขายจึงสามารถอ้างอิงหมายเลขเช็คได้

ผลลัพธ์สุดท้ายของกระบวนการนี้คือการกำจัดเมลลอยออกจากกระบวนการรวบรวมโดยสิ้นเชิง วิธีนี้ใช้เวลานาน แต่ไม่มีค่าใช้จ่ายสำหรับลูกค้าซึ่งอาจพบว่าเป็นทางเลือกที่น่าสนใจเมื่อเทียบกับการจ่ายเงินสำหรับการจัดส่งข้ามคืน

หากคุณเลือกที่จะใช้วิธีนี้ในการรวบรวมเงินโปรดตรวจสอบว่าได้จัดทำเอกสารขั้นตอนที่ดำเนินการไว้อย่างครบถ้วนรวมทั้งการอนุญาตที่ลูกค้ามอบให้เพื่อให้มีหลักฐานยืนยันหากลูกค้าเคยแข่งขันในการชำระเงิน