ระยะเวลาเก็บรักษา

ระยะเวลาเก็บรักษาคือจำนวนปีที่ต้องเก็บบันทึกบางรายการก่อนที่จะถูกทำลาย ช่วงเวลานี้อาจถูกกำหนดโดยกฎหมายหรือกำหนดขึ้นจากเหตุผลอื่น ๆ เช่นความรับผิดตามกฎหมายการบริการลูกค้าหรือเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานทางการเงิน เมื่อระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารหมดลงโดยปกติจะมีกระบวนการมาตรฐานในการตรวจสอบว่าเอกสารสามารถถูกทำลายได้จริงซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารมีโอกาสสุดท้ายในการเปลี่ยนเอกสารไปสู่การจัดเก็บระยะยาว หากไม่ได้ใช้ตัวเลือกนี้เอกสารจะถูกทำลาย

เอกสารบางอย่างที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์หรือกฎหมายพิเศษจะไม่ถูกทำลาย นั่นคือไม่ได้ระบุระยะเวลาเก็บรักษาไว้ เอกสารเหล่านี้มักจะเก็บไว้ในที่เก็บถาวรแยกต่างหาก