นิยามรายงานค่าใช้จ่าย

รายงานค่าใช้จ่ายเป็นแบบฟอร์มที่ใช้ในการติดตามการใช้จ่ายทางธุรกิจ โดยทั่วไปแล้วพนักงานจะกรอกรายละเอียดรายจ่ายที่ต้องการการชำระเงินคืน โดยทั่วไปใบเสร็จรับเงินจะแนบมากับแบบฟอร์มหากยอดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องเกินจำนวนขั้นต่ำที่กำหนด นายจ้างตรวจสอบการส่งเพื่อความถูกต้องและถูกต้องและจ่ายเงินให้พนักงานตามจำนวนที่ร้องขอ จากนั้นนายจ้างสามารถบันทึกจำนวนเงินที่ชำระคืนเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจซึ่งจะรวมเป็นจำนวนกำไรทางบัญชีและกำไรทางภาษีที่รับรู้

นอกจากนี้ยังสามารถใช้รายงานค่าใช้จ่ายเพื่อแสดงรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นกับการล่วงหน้าของพนักงานได้ หากเป็นเช่นนั้นนายจ้างยังคงบันทึกจำนวนเงินที่ส่งเป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ แต่ไม่มีการชำระเงินคืน นายจ้างจะหักค่าใช้จ่ายจากจำนวนเงินล่วงหน้าของพนักงานแทน

รายงานค่าใช้จ่ายอาจมีช่องข้อมูลเฉพาะของ บริษัท จำนวนหนึ่ง แต่โดยปกติแล้วจะต้องมีข้อมูลหลักอย่างน้อยดังต่อไปนี้:

  • วันที่เกิดรายจ่าย (ตรงกับวันที่ในใบเสร็จรับเงินที่เกี่ยวข้อง)

  • ลักษณะของค่าใช้จ่าย (เช่นตั๋วเครื่องบินค่าอาหารหรือค่าจอดรถ)

  • จำนวนค่าใช้จ่าย (ตรงกับจำนวนใบเสร็จที่เกี่ยวข้อง)

  • บัญชีที่ควรเรียกเก็บค่าใช้จ่าย

  • ผลรวมย่อยสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท

  • การลบสำหรับเงินทดรองจ่ายใด ๆ ที่จ่ายให้กับพนักงาน

  • ยอดรวมของจำนวนการชำระเงินคืนที่ร้องขอ

แบบฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายอาจรวมถึงข้อมูลสรุปของนโยบายการเดินทางและความบันเทิงของนายจ้างซึ่งกำหนดว่าค่าใช้จ่ายใดบ้างที่ บริษัท จะไม่ได้รับคืน (เช่นค่าใช้จ่ายเพื่อความบันเทิงในห้องพัก)

แนวคิดรายงานค่าใช้จ่ายยังสามารถอ้างถึงรายการค่าใช้จ่ายโดยละเอียดที่เกิดขึ้นโดยแต่ละแผนกของ บริษัท สำหรับรอบระยะเวลารายงาน ข้อมูลนี้ได้รับการตรวจสอบเพื่อดูว่าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงแตกต่างจากที่คาดการณ์ไว้หรือไม่ซึ่งในกรณีนี้ฝ่ายบริหารสามารถตรวจสอบสาเหตุของความแปรปรวนเหล่านี้ได้