การกระทบยอดธนาคาร

ภาพรวมการกระทบยอดธนาคาร

การกระทบยอดบัญชีธนาคารเป็นกระบวนการในการจับคู่ยอดคงเหลือในบันทึกบัญชีของนิติบุคคลสำหรับบัญชีเงินสดกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องในใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร เป้าหมายของกระบวนการนี้คือการตรวจสอบความแตกต่างระหว่างทั้งสองและจองการเปลี่ยนแปลงบันทึกบัญชีตามความเหมาะสม ข้อมูลในใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารเป็นบันทึกของธนาคารเกี่ยวกับธุรกรรมทั้งหมดที่มีผลกระทบต่อบัญชีธนาคารของกิจการในช่วงเดือนที่ผ่านมา

ควรทำการกระทบยอดบัญชีธนาคารในช่วงเวลาปกติสำหรับบัญชีธนาคารทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกเงินสดของ บริษัท ถูกต้อง มิฉะนั้นอาจพบว่ายอดเงินสดต่ำกว่าที่คาดไว้มากส่งผลให้เช็คเด้งหรือค่าธรรมเนียมเบิกเงินเกินบัญชี นอกจากนี้การกระทบยอดบัญชีธนาคารจะตรวจพบการฉ้อโกงบางประเภทหลังจากข้อเท็จจริง ข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อออกแบบการควบคุมการรับและการจ่ายเงินสดได้ดีขึ้น

หากมีกิจกรรมเล็กน้อยในบัญชีธนาคารจนไม่จำเป็นต้องมีการกระทบยอดบัญชีธนาคารเป็นระยะ ๆ คุณควรตั้งคำถามว่าทำไมบัญชีถึงมีอยู่ อาจเป็นการดีกว่าที่จะยุติบัญชีและหมุนเงินที่เหลือไปยังบัญชีที่มีการใช้งานมากขึ้น การทำเช่นนี้อาจเป็นการง่ายกว่าที่จะนำเงินที่เหลือไปลงทุนรวมทั้งติดตามสถานะของการลงทุน

อย่างน้อยที่สุดให้ทำการกระทบยอดธนาคารหลังจากสิ้นเดือนไม่นานเมื่อธนาคารส่งใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารที่มียอดเงินสดเริ่มต้นของธนาคารธุรกรรมระหว่างเดือนและสิ้นสุดยอดเงินสด จะเป็นการดีกว่าที่จะทำการกระทบยอดบัญชีธนาคารทุกวันโดยพิจารณาจากข้อมูลเดือนต่อเดือนของธนาคารซึ่งควรเข้าถึงได้จากเว็บไซต์ของธนาคาร การกระทบยอดบัญชีธนาคารทุกวันจะช่วยให้คุณเห็นและแก้ไขปัญหาได้ทันที โดยเฉพาะอย่างยิ่งการกระทบยอดรายวันจะเน้นการหักบัญชี ACH จากบัญชีที่คุณไม่ได้อนุญาต จากนั้นคุณสามารถติดตั้งบล็อกการตัดบัญชีในบัญชีเพื่อป้องกันไม่ให้มีการใช้เดบิต ACH เหล่านี้เพื่อถอนเงินจากบัญชีโดยไม่ได้รับอนุญาตจากคุณ

ไม่น่าเป็นไปได้อย่างยิ่งที่ยอดเงินสดคงเหลือของ บริษัท และยอดเงินสดคงเหลือของธนาคารจะเหมือนกันเนื่องจากอาจมีการชำระเงินและการฝากเงินระหว่างทางหลายครั้งตลอดเวลาเช่นเดียวกับค่าธรรมเนียมบริการของธนาคาร (สำหรับการรับเช็คบันทึกเงินฝากเป็นต้น ออก) บทลงโทษ (โดยปกติสำหรับเงินเบิกเกินบัญชี) และเงินฝากไม่เพียงพอที่ บริษัท ยังไม่ได้บันทึก

ขั้นตอนที่สำคัญสำหรับการกระทบยอดบัญชีธนาคารคือการเริ่มต้นด้วยยอดเงินสดที่สิ้นสุดของธนาคารเพิ่มเงินฝากใด ๆ ที่อยู่ระหว่างการขนส่งจาก บริษัท ไปยังธนาคารลบเช็คที่ยังไม่ได้เคลียร์กับธนาคารและเพิ่มหรือหักอื่น ๆ รายการ จากนั้นไปที่ยอดเงินสดคงเหลือของ บริษัท และหักค่าธรรมเนียมการบริการของธนาคารเช็ค NSF และบทลงโทษและบวกดอกเบี้ยที่ได้รับ ในตอนท้ายของกระบวนการนี้ยอดคงเหลือในธนาคารที่ปรับปรุงแล้วควรเท่ากับยอดเงินสดคงเหลือของ บริษัท ที่ปรับปรุง

คำศัพท์เกี่ยวกับการกระทบยอดธนาคาร

คำสำคัญที่ควรทราบเมื่อต้องทำการกระทบยอดบัญชีธนาคาร ได้แก่

  • ฝากระหว่างทาง . เงินสดและ / หรือเช็คที่นิติบุคคลได้รับและบันทึกไว้ แต่ยังไม่ได้บันทึกไว้ในบันทึกของธนาคารที่นิติบุคคลนั้นฝากเงิน หากเกิดเหตุการณ์นี้ในช่วงสิ้นเดือนเงินฝากจะไม่ปรากฏในใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารและจะกลายเป็นรายการกระทบยอดในการกระทบยอดบัญชีธนาคาร เงินฝากระหว่างทางเกิดขึ้นเมื่อเงินฝากมาถึงธนาคารช้าเกินกว่าที่จะบันทึกในวันนั้นหรือหากหน่วยงานนั้นส่งเงินฝากไปยังธนาคาร (ในกรณีนี้การลอยตัวทางไปรษณีย์เป็นเวลาหลายวันอาจทำให้เกิดความล่าช้า) หรือ นิติบุคคลยังไม่ได้ส่งเงินฝากไปยังธนาคารเลย

  • ตรวจสอบที่โดดเด่น การชำระเงินด้วยเช็คที่ได้รับการบันทึกโดยนิติบุคคลที่ออก แต่ยังไม่ได้หักบัญชีธนาคารเป็นการหักออกจากเงินสด หากยังไม่เคลียร์ธนาคารภายในสิ้นเดือนจะไม่ปรากฏในใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารสิ้นเดือนและเป็นรายการกระทบยอดในการกระทบยอดบัญชีธนาคารสิ้นเดือน

  • ตรวจสอบมาตรฐาน NSF เช็คที่ไม่ได้รับเกียรติจากธนาคารของหน่วยงานที่ออกเช็คเนื่องจากบัญชีธนาคารของนิติบุคคลไม่มีเงินเพียงพอ NSF เป็นคำย่อของ "เงินไม่เพียงพอ" นิติบุคคลที่พยายามจะเงินสดเช็ค NSF อาจถูกเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการดำเนินการจากธนาคาร นิติบุคคลที่ออกเช็ค NSF จะถูกเรียกเก็บค่าธรรมเนียมจากธนาคารอย่างแน่นอน

ขั้นตอนการกระทบยอดธนาคาร

ขั้นตอนการกระทบยอดบัญชีธนาคารต่อไปนี้จะถือว่าคุณกำลังสร้างการกระทบยอดบัญชีธนาคารในชุดซอฟต์แวร์การบัญชีซึ่งทำให้กระบวนการกระทบยอดง่ายขึ้น:

  1. เข้าสู่โมดูลซอฟต์แวร์การกระทบยอดบัญชีธนาคาร รายชื่อของเช็คที่ไม่ชัดเจนและเงินฝากที่ไม่ชัดเจนจะปรากฏขึ้น

  2. ตรวจสอบในโมดูลการกระทบยอดบัญชีธนาคารการตรวจสอบทั้งหมดที่ระบุไว้ในใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารว่าได้หักบัญชีธนาคารแล้ว

  3. ตรวจสอบในโมดูลการกระทบยอดบัญชีเงินฝากทั้งหมดที่ระบุไว้ในใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารว่าได้เคลียร์ธนาคารแล้ว

  4. ป้อนเป็นค่าใช้จ่ายค่าธรรมเนียมธนาคารทั้งหมดที่ปรากฏในใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารซึ่งยังไม่ได้บันทึกไว้ในบันทึกของ บริษัท

  5. ป้อนยอดคงเหลือในใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร หากยอดคงเหลือในบัญชีและบัญชีธนาคารตรงกันให้โพสต์การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่บันทึกไว้ในการกระทบยอดบัญชีธนาคารและปิดโมดูล หากยอดคงเหลือไม่ตรงกันให้ตรวจสอบการกระทบยอดบัญชีธนาคารเพื่อดูรายการกระทบยอดเพิ่มเติม มองหารายการต่อไปนี้:

  • เช็คที่บันทึกไว้ในบันทึกของธนาคารในจำนวนเงินที่แตกต่างจากที่บันทึกไว้ในบันทึกของ บริษัท

  • เงินฝากที่บันทึกในบันทึกของธนาคารในจำนวนเงินที่แตกต่างจากที่บันทึกไว้ในบันทึกของ บริษัท

  • เช็คที่บันทึกในบันทึกของธนาคารที่ไม่มีการบันทึกไว้เลยในบันทึกของ บริษัท

  • เงินฝากที่บันทึกไว้ในบันทึกของธนาคารซึ่งไม่ได้บันทึกไว้เลยในบันทึกของ บริษัท

  • การโอนเงินขาเข้าซึ่งมีการดึงค่าธรรมเนียมการยกออก

ปัญหาการกระทบยอดธนาคาร

มีปัญหาหลายประการที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการกระทบยอดบัญชีธนาคารและสิ่งที่คุณควรระวัง พวกเขาเป็น:

  • ตรวจสอบเคลียร์ที่ยังคงไม่ได้นำเสนอ จะมีเช็คคงเหลือจำนวนหนึ่งที่ไม่ได้นำเสนอต่อธนาคารสำหรับการชำระเงินเป็นเวลานานหรือที่ไม่เคยแสดงสำหรับการชำระเงิน ในระยะสั้นคุณควรปฏิบัติในลักษณะเดียวกับเช็คที่ไม่ชัดเจนอื่น ๆ - เพียงเก็บไว้ในรายการเช็คที่ไม่ชัดเจนในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณดังนั้นรายการเหล่านี้จะเป็นรายการกระทบยอดอย่างต่อเนื่อง ในระยะยาวคุณควรติดต่อผู้รับเงินเพื่อดูว่าพวกเขาเคยได้รับเช็คหรือไม่ คุณอาจต้องโมฆะเช็คเก่าและออกเช็คใหม่ให้

  • ตรวจสอบล้างธนาคารหลังจากถูกโมฆะตามที่ระบุไว้ในปัญหาพิเศษก่อนหน้านี้หากเช็คยังไม่ชัดเจนเป็นเวลานานคุณอาจทำให้เช็คเก่าเป็นโมฆะและออกเช็คใหม่ แต่ถ้าผู้รับเงินขึ้นเงินตามเช็คเดิมล่ะ? หากคุณทำกับธนาคารเป็นโมฆะธนาคารควรปฏิเสธเช็คเมื่อมีการนำเสนอ หากคุณไม่ได้เป็นโมฆะกับธนาคารคุณต้องบันทึกเช็คด้วยเครดิตในบัญชีเงินสดและเดบิตเพื่อระบุเหตุผลในการชำระเงิน (เช่นบัญชีค่าใช้จ่ายหรือการเพิ่มขึ้นของบัญชีเงินสดหรือการลดลงของ บัญชีหนี้สิน) หากผู้รับเงินยังไม่ได้ขึ้นเงินในเช็คทดแทนคุณควรโมฆะกับธนาคารในครั้งเดียวเพื่อหลีกเลี่ยงการชำระเงินซ้ำซ้อน มิฉะนั้นคุณจะต้องดำเนินการชำระคืนเช็คฉบับที่สองกับผู้รับเงิน

  • การตรวจสอบการฝากจะถูกส่งกลับ มีหลายกรณีที่ธนาคารจะปฏิเสธการฝากเช็คโดยปกติจะเป็นเพราะเช็คจากบัญชีธนาคารที่อยู่ในประเทศอื่น ในกรณีนี้คุณต้องย้อนกลับรายการเดิมที่เกี่ยวข้องกับเงินฝากนั้นซึ่งจะเป็นเครดิตไปยังบัญชีเงินสดเพื่อลดยอดเงินสดด้วยการตัดบัญชีที่สอดคล้องกัน (เพิ่มขึ้น) ในบัญชีลูกหนี้

ความเป็นไปได้อีกประการหนึ่งที่อาจก่อให้เกิดปัญหาคือวันที่ที่อยู่ในใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้มีการรวมหรือยกเว้นบางรายการ สถานการณ์นี้ควรเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีคนใน บริษัท ขอให้ธนาคารแก้ไขวันปิดบัญชีธนาคารของ บริษัท

ตัวอย่างการกระทบยอดธนาคาร

ABC International กำลังปิดหนังสือสำหรับเดือนที่สิ้นสุดวันที่ 30 เมษายนผู้ควบคุมของ ABC จะต้องเตรียมการกระทบยอดบัญชีธนาคารโดยพิจารณาจากประเด็นต่อไปนี้:

  1. ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารมียอดเงินคงเหลือของธนาคารที่สิ้นสุด 320,000 ดอลลาร์

  2. ใบแจ้งยอดธนาคารมีค่าธรรมเนียมการพิมพ์เช็ค 200 ดอลลาร์สำหรับเช็คใหม่ที่ บริษัท สั่งซื้อ

  3. ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารมีค่าบริการ 150 ดอลลาร์สำหรับการดำเนินการบัญชีธนาคาร

  4. ใบแจ้งยอดธนาคารปฏิเสธการฝากเงิน 500 ดอลลาร์เนื่องจากมีเงินไม่เพียงพอและเรียกเก็บค่าธรรมเนียม 10 ดอลลาร์จาก บริษัท ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิเสธ

  5. ใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารมีรายได้ดอกเบี้ย $ 30

  6. ABC ออกเช็ค 80,000 ดอลลาร์ซึ่งยังไม่ได้เคลียร์กับธนาคาร

  7. ABC ฝากเช็คมูลค่า 25,000 ดอลลาร์ ณ สิ้นเดือนซึ่งไม่ได้ฝากในเวลาที่จะปรากฏในใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร

ตัวควบคุมสร้างการกระทบยอดต่อไปนี้: