ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญจับคู่และหักลบบัญชีลูกหนี้ ค่าเผื่อแสดงถึงประมาณการที่ดีที่สุดของผู้บริหารเกี่ยวกับจำนวนลูกหนี้ที่ลูกค้าจะไม่ต้องจ่าย เมื่อหักค่าเผื่อหนี้จากบัญชีลูกหนี้ส่วนที่เหลือคือจำนวนลูกหนี้ทั้งหมดที่ธุรกิจคาดว่าจะเรียกเก็บ

หาก บริษัท ใช้เกณฑ์คงค้างของการบัญชีควรบันทึกค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญเนื่องจากมีการประมาณหนี้เสียในอนาคตซึ่งจะช่วยปรับปรุงความถูกต้องของงบการเงินของ บริษัท นอกจากนี้การบันทึกค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญในเวลาเดียวกันกับที่บันทึกการขายแสดงว่า บริษัท มีการจับคู่ค่าใช้จ่ายหนี้เสียที่คาดการณ์ไว้อย่างเหมาะสมกับการขายที่เกี่ยวข้องในช่วงเวลาเดียวกันซึ่งให้มุมมองที่ถูกต้องเกี่ยวกับความสามารถในการทำกำไรที่แท้จริงของการขาย ในงบดุลของ บริษัท ค่าเผื่อจะปรากฏเป็นบัญชีตรงกันข้ามที่จับคู่และหักล้างรายการบัญชีลูกหนี้

ตัวอย่างเช่น บริษัท บันทึกยอดขาย 10,000,000 ดอลลาร์ให้กับลูกค้าหลายร้อยรายและโครงการต่างๆ (จากประสบการณ์ในอดีต) ซึ่งจะต้องเสีย 1% ของจำนวนนี้เป็นหนี้เสียแม้ว่าจะไม่ทราบแน่ชัดว่าลูกค้ารายใดจะผิดนัดชำระ โดยจะบันทึก 1% ของหนี้เสียที่คาดการณ์ไว้เป็นเดบิต 100,000 ดอลลาร์ไปยังบัญชีค่าใช้จ่ายหนี้เสียและเครดิต 100,000 ดอลลาร์สำหรับค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ค่าใช้จ่ายหนี้เสียจะถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทันทีและค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญกลายเป็นบัญชีสำรองที่หักล้างบัญชีลูกหนี้ 10,000,000 ดอลลาร์ (สำหรับลูกหนี้สุทธิที่ค้างอยู่ที่ 9,900,000 ดอลลาร์)

ต่อมาลูกค้าหลายรายผิดนัดชำระเงินรวม 40,000 ดอลลาร์ ดังนั้น บริษัท จึงให้เครดิตบัญชีลูกหนี้เป็นเงิน 40,000 ดอลลาร์เพื่อลดจำนวนลูกหนี้คงค้างและหักค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญจำนวน 40,000 ดอลลาร์ รายการนี้ลดยอดคงเหลือในบัญชีเผื่อเหลือ 60,000 เหรียญ รายการไม่ส่งผลกระทบต่อรายได้ในช่วงเวลาปัจจุบัน